スプレッドシート、してますか。
Googleが提供している「スプレッドシート」をよく使います。
スプレッドシートは、ネット上で使えるExcel(エクセル)だと思ってもらえればいいのですが、
オンラインであればみんなで同時に編集ができたり、URL一発で共有できたりなかなか便利。
使ったことがない方はぜひ一度触ってみてください!
Google開いてもらって、簡単に辿りつけます。
「購入したパソコンにExcelが入ってない!」みたいな場合も、かなりの程度スプレッドシートで代用できると思います(無料だしね)。
で、上述の通りスプレッドシートとExcelは機能としてもほとんど同じ、
互換性もあるので、スプレッドシートで作ったファイルをエクセル形式で保存したりもできるのですが、
使ってみるとUX(使い心地)がかなり違う!
んですね。笑
「これまでエクセルしか触ったことがない!」という方は、
はじめのうちスプレッドシートはかなり気持ち悪いと思います。笑
私もそうだったのですが、今や逆転・・・(!)
スプレッドシートのぬめぬめした動きに慣れてしまっており、Excelの「ぴょこん、ぴょこん」とセルを移動する感覚に違和感しか感じません・・・。
スプレッドシート特有の「UNIQUE」関数が好き
閑話休題。
と、いう両者ですが、じつは一部「スプレッドシートにしかない関数」というのも存在します。
その一つが「=UNIQUE」という関数(機能)です。
簡単にいうと、
「選択した範囲の”重複”を省いて表示してくれる」
という関数なんですが、この関数を初めて使った時の感動は忘れられません。。。
正直、いろんな人に話しても、「ふうん」みたいなリアクションなので役立つかわかりませんが・・・笑
画像を使って説明しますね。こんなシチュエーションでした。
たとえば、こんな売上台帳があったとします。
入金がある度に上から順番に入力されていて、企業名はランダムに並んでいます。
これを、「企業ごとの売上金額」にまとめたいときってあるじゃないですか。
あるいはBtoBの企業だと、月ごとに請求書を発行する場合にも、同じ処理をしますよね。
ここで「企業名リスト」をつくるために「UNIQUE関数」を使います!!!
まずは、企業リストを表示したい列の1行目に「=unique」と打ち込みます。
すると、“Unique rows in the provided range.(選択範囲の固有な行を表示します)”という、関数の説明が現れました。
今度は、「ここから重複を削除した値を抽出したい!」という範囲を選択します。
ここでは、上の画像のように売上台帳の企業欄を全選択ですね。
この時、=unique()の、関数の後に()をつけてくくるのを忘れないでくださいね。
選択完了したら、勢いよくエンター!!!!!すると・・・・
重複が削除され、15行の列から5社の名前が抽出されました。
15件の受注がありましたが、たぬきエージェンシーの取引先は5社だったのですね。
「値」になってないのでご注意!
無事UNIQUE表示はできたのですが、じつはこのままだと企業名が「値」になっていません。
「(株)ぽんぽこ」のところをクリックしてみると、こんな風に式のままになっているわけですね。
こうなっていると、元となる台帳を削除したり変更した際に、こちらもエラーになってしまいます。
「値」として使用したい場合には、一度コピーして、
“Paste values only(「値として貼り付け」)”してください!
無事、たぬきエージェンシーの顧客台帳ができあがりました!
今回はこのあたりで〜。ちなみに、スプレッドシートではこんな風にシートを共有できますっ。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1axKY7JREcOZ8A2A1klyivsenPt97Do_O3DdXkNQuWFc/edit?usp=sharing
[2020/3/15追記]Excelでも代用可能
エクセルではピボットテーブルを使用して代用可能です!
Excel派のみなさん、ぜひご参考ください(^^)